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档案制度汇编

作者:无锡市北高中 来源:无锡市北高中 发布时间:2013年11月18日 点击数:

档案室的主要职责

 

学校综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是收集保存和提供利用档案为学校各项工作服务的机构。

综合档案室的主要职责

1、贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规、政策和规定,制订本校档案工作规章制度、工作标准和发展规划,并认真执行;

2、集中统一管理学校的各类档案及有关资料,维护档案的完整与安全,为党和国家积累档案史料;

3、负责监督、指导学校各部门和有关人员做好文件材料的收集和归档工作;负责对接收进室的档案进行整理、编目、鉴定、统计保管工作。熟悉掌握档案室各类档案保管情况,能做到准确、迅速提供利用;

4、负责编制档案检索工具,编写全宗介绍、组织沿革、大事记、校史,汇编重要文件材料等有关参考资料,开发档案信息资源;

5、组织实施档案信息化建设;

6、负责组织学习档案业务知识,开展多种形式的档案宣传教育活动;

7、对本校在档案工作中做出显著成绩的,提出表彰和奖励;

8、对违反档案相关法律法规行为的,提出处置意见。

 

 

 

 

 

文件材料归档制度

 

1、为规范文件材料归档工作,丰富、完善档案信息资源,依据有关规定,制定本制度。

2、本制度所称文件材料是指本校各项工作、活动中形成的,具有查考利用价值的文字、图表、录音录像带、照片、光盘、实物等记录材料。

3、各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作,纳入本部门的职责范围,列入有关人员的岗位责任制。

4、各部门档案员应认真执行有关规定,按照本校编制的归档文件范围,确保文件材料收集齐全、完整、准确,整理完毕后及时移交给综合档案室。

5、档案部门应及时深入各部门了解、监督和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。

6、文件材料归档的基本要求:

(1)归档文件的制作和书写材料应当有利于长久保存,归档文件应字迹工整、图像清晰,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸。

(2)归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备;

(3)归档文件材料应当经部门负责人审定;

(4)归档文件材料的整理应当系统、规范;

(5)音像材料(包括照片、录音、录像、光盘等)和实物要与文字说明一起归档;电子文件要与纸质文件一起归档。

7、文件材料的归档移交时间

(1)各职能部门形成的管理性文件材料,一般应在办理完毕后的第二年初归档移交;

(2)教学档案应在学年结束后归档移交;

(3)科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档,时间长的项目可分阶段、分单项归档移交;

(4)外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后先登记,等安装调试完后,随即与安装调试中形成的文件材料一起归档移交;

(5)会计文件材料在年度终了后归档,由财务会计部门保管一年,向档案部门移交。

8、归档文件材料的整理参照相关标准进行。

9、应归档的文件材料一般只归一份。

10、文件材料归档时,由承办部门填写归档材料移交清单,交接双方根据文件材料移交清单清点核对,并在《档案移交(接收)登记表》上签字,移交清单由交接双方各保留一份。档案部门对接收的档案要进行质量检查,及时登记,编目上架。

 

 

 

 

档案查(借)阅制度

 

1、本校档案主要供全校教职员工查阅利用,查阅时需办理登记手续,原则上在阅档室查阅。

2、如因工作需要借阅档案,要经分管领导签字批准,办理外借登记手续,外借时间不得超过七天。确实需要延长借阅时间的,应办理续借登记手续。归还档案时,档案人员应该当面核点,确认无误后方可注销登记,如发现有缺页、缺卷等现象,应立即追查处理。

借阅者若外出工作或调离本校,外出和调离前须归还所借档案,否则不予办理有关手续。

3、外单位查阅本校档案,须持单位介绍信,经学校分管领导批准后才能办理查阅登记手续。查阅者一律在阅档室查阅,不得将所查档案带出,查阅后须及时归还。

4、利用者应遵守保密制度,查阅时只能查阅相关的内容,不得任意翻阅其他材料。未经允许不得摘抄、复制档案,如确需摘录、复印档案,须经档案人员和相关部门负责人同意,重要档案须经学校分管领导批准,经批准摘录的材料,要经档案员审查。

5、经查档出具的学历证明和其他方面的证明、凭证都要坚持档案的真实性、准确性和完整性;证明性材料,须由档案员校对无误后方可盖章。

6、档案利用者要爱护档案,严禁涂改、圈划、批注、拆叠、拆散、抽页、撕毁档案等行为,如发现上述问题,档案管理人员应及时追查当事人的责任。

7、利用者使用完毕档案后,应办理归还手续,并认真填写《档案利用效果登记表》。

8、档案管理人员应根据《档案利用效果登记表》,定期对档案利用情况进行统计分析,认真做好档案利用效果的信息反馈工作。

9、内部网上查阅档案由档案管理部门根据不同部门和职位设置统一查阅密码。

档案库房管理制度

 

 1、档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便” 的原则,档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施,确保档案的安全保管。

2、档案库房应配备温湿度控制和调节设备(如空调、去湿机),其温度应控制在14℃-24℃,相对湿度应控制在45%-60%。温湿度记录要有专人负责,每天记录一次,要积累保存好测试的数据、用以掌握库内温湿度变化规律,控制和调节库房湿温度,并做好采取的措施及其变化情况记录工作。

3、严格执行档案进出库登记制度,建立健全登记手续。

4、每年定期对室藏档案进行一次检查,清点档案数量,及时发现需修整的档案,填写检查记录,确保档案的完整与安全。

5、在档案库房入口处统一设置档案存放位置索引(平面示意图),档案柜架应有统一的反映档案存放内容的标牌。

6、档案排架应按照从左到右、自上而下的方法,系统反映档案类目设置的具体顺序。

7、档案柜架排列应避免阳光直射,库房窗户应加窗帘;柜架与墙壁应保持一定距离;为减少紫外线对档案的影响,库房内应采用白炽灯照明。

8、库房内禁止吸烟,不得堆放杂物或与档案无关的物品。

9、档案管理人员应定期对库房进行打扫,保持库房的清洁卫生;离开库房要及时关门上锁,每日下班前要进行安全检查,切断电源,关好门窗。

10、非档案工作人员不得随意进入档案库房。

档案保密制度

 

1、档案管理人员应严格遵守《保密法》,认真执行保密制度,明确责任,确保档案机密的绝对安全。

2、有密级的文件,在其传递、阅办、归档、保管、清退、销毁等过程中,必须按照保密规定进行。

3、利用者查阅密级档案,须经本校分管领导批准,并只限于在档案阅览室利用,不得利用职权擅自提供有密级的文件和档案,密级档案不得复制,不得扩散档案机密,对造成泄密事件的责任者要视情节严肃处理。

4、任何人不得携带涉密档案外出参观、游览、探亲访友和出入其他不利于档案保密的场所。

5、采取现代化保密技术防护手段,防止档案机密泄密。

6、档案文件的降密和解密必须按有关规定执行,档案人员不得私自确定档案降密和解密的日期和范围。

7、加强库房安全防范工作。库房须安装防盗设施,定期检查门窗,对不合理的设施或安全隐患,要及时改正,做到安全保密一起抓。

8、加强单位各处室自行保管整理档案时的安全措施,以防丢失及泄密,造成不必要的损失。

 

 

 

 

 

 

 

档案鉴定、销毁制度

 

1、档案鉴定应以国家有关规定和本单位《档案保管期限表》等为依据,全面分析档案的现实作用和历史作用,准确划定档案的保管期限和销毁范围;

2、档案鉴定工作一般每5年进行一次,档案的鉴定一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法;

3、学校成立档案鉴定、销毁领导小组,由学校分管档案工作的领导具体负责,档案部门和有关业务部门人员参加;

4、按国家有关规定,统一档案鉴定标准,鉴定小组成员对档案进行鉴定,提出鉴定意见,对失去保存价值、需销毁的档案进行登记造册,并提交档案鉴定报告;由小组负责人签名,并注明鉴定日期;

5、领导审查、批准档案鉴定报告,在档案销毁清册上签署意见;

6、销毁档案须有两名监销人,监销人在销毁档案前,应对销毁档案认真清点复核,档案销毁后,分别在销毁清册上签字;

7、任何部门和个人均不得将应销毁的档案做其它用途或作废纸出卖;

8、档案鉴定工作结束后,档案室应及时做好档案整理、检索工具的调整等善后处理工作;

9、档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应归入全宗卷,永久保存。

 

 

 

 

档案统计制度

 

 

1、建立、健全科学的档案统计工作,准确反映本单位档案数量质量及其管理状况。

2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐,做到数字准确。

3、坚持做好档案资料统计的基础工作,做好平时原始数据登记工作,注意积累统计资料。

4、每年对全部档案资料进行全面检查,并做详细记录。

5、逐步实现统计工作完整化,统计分类标准化,统计基础工作规范化。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

电子文件档案制度

   

为了加强电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档和管理规范》等有关文件规定,结合本单位实际,特作如下规定:

1、电子档案是一种独立的档案门类和载体,它和其它档案一样,应列入规范管理的范围。电子文件从形成到归档的管理过程由各相关处室和档案部门负责。

2、电子档案应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子档案的完整、真实和有效利用。

3、各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行归档。

4、归档的电子文件要编制简要检索工具,其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、密级、日期、目录(类别)号、保管期限、操作者、背景信息、元数据、硬件和软件环境等著录内容。

5、电子档案实行集中统一管理。档案室负责归档前的监督、指导工作以及归档检查验收,做到外观完好、整洁无损、记录的内容、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率;

6、档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统,使归档的电子文件能有效机读。档案人员应熟练地掌握计算机系统的使用技能,组织编制归档电子文件的各种检索工具,积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。

7、在每年上半年将上年度应归档的电子文件向档案室归档,移交时做到数据完整、内容准确、编目规范、账物一致、手续清楚、移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。

8、归档的电子文件应一式三份,一份用于查阅,一份存于档案库,一份异地保存。

9、入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及时进行补救。

10、随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案要进行同步更新复制新版本,旧版本或有问题的载体仍需保存三年。

11、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体功能,库房温度控制在17℃-20℃,相对湿度控制在35%-45%。

12、封存的电子档案不外借,利用时使用复制件,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

13、销毁电子档案,需经单位档案鉴定小组鉴定,编制销毁清册,由主要领导批准,监毁人、销毁人签字盖章。

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